Klokkenluiders- regeling

Qbuzz hecht grote waarde aan integriteit. Wij willen op een open en eerlijke manier zaken doen in overeenstemming met wet- en regelgeving en intern Qbuzz beleid.

Download Klokkenluidersregeling als pdf

Inleiding

Qbuzz hecht grote waarde aan integriteit. Wij willen op een open en eerlijke manier zaken doen in overeenstemming met wet- en regelgeving en intern Qbuzz beleid. Toch kan er binnen een onderneming als die van Qbuzz iets misgaan. De medewerkers van Qbuzz zijn de ogen en oren van onze organisatie en zullen dit vaak als eerste signaleren. Het is voor Qbuzz van groot belang dat deze signalen terecht komen bij diegenen binnen Qbuzz die daaraan iets kunnen doen.

Het is van groot belang dat de medewerkers van Qbuzz die te goeder trouw een mogelijke misstand of vermoeden van een misstand van algemene, operationele of financiële aard aan de orde willen stellen, zich vrij voelen dat te doen. Deze klokkenluidersregeling is met dat doel opgesteld. Door het te goeder trouw melden van een mogelijke onregelmatigheid of misstand, stel je Qbuzz in staat om eventuele onregelmatigheden te verhelpen en daarvan voor de toekomst te leren. Zo draag je positief bij aan het imago en het behalen van de doelstellingen van Qbuzz. Een melding zal dan ook serieus worden ontvangen en heeft geen gevolgen voor jouw (rechts)positie. Qbuzz staat ervoor in dat je in je werk en functioneren geen nadelige gevolgen ondervindt van je melding.

Om goed onderzoek te kunnen doen naar een melding, is het zeer wenselijk dat een melding niet anoniem wordt gedaan. Anonimiteit kan de informatie-uitwisseling in het kader van het onderzoek moelijker maken en is ook niet nodig vanwege de bescherming die Qbuzz een melder biedt. Dit laat onverlet dat een anonieme melding op basis van deze regeling mogelijk is. Qbuzz heeft liever dat een melding anoniem wordt gedaan dan dat de melding niet wordt gedaan.

De klokkenluidersregeling is niet bedoeld voor individuele klachten over ongewenste omgangsvormen of over de persoonlijke arbeidssituatie. Voor dergelijke klachten kun je terecht bij een vertrouwenspersoon. Deze klokkenluidersregeling is gebaseerd op de standaardregeling, zoals gepubliceerd door de Stichting van de Arbeid.

Artikel 1

Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

De vennootschap: de besloten vennootschap Qbuzz B.V. en/of al haar (klein-)dochterbedrijven. (Klein-)dochterbedrijven zijn al die vennootschappen waarin Qbuzz B.V. direct of indirect een belang van meer dan 50% heeft;

De medewerker: iedereen die al dan niet in dienst werkzaam is of is geweest ten behoeve van de vennootschap. Hieronder vallen in ieder geval werknemers van de vennootschap, uitzendkrachten, zzp-ers, gedetacheerden, stagiairs en alle anderen die op contractbasis voor de vennootschap werken of hebben gewerkt en/of de vennootschap vertegenwoordigen of hebben vertegenwoordigd alsmede andere partijen waar de vennootschap zaken mee doet of heeft gedaan, zoals aannemers, adviseurs en leveranciers.

Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de medewerker en, bij gebreke aan een direct leidinggevende, de algemeen directeur van Qbuzz B.V.;

Meldpunt Integriteit: de compliance officer van de vennootschap;

De Commissie Klokkenluider: de commissie die door de algemeen directeur van Qbuzz B.V. is ingesteld om als zodanig voor de vennootschap te fungeren; Qbuzz Klokkenluidersregeling v0.2 – november 2017 2

Een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onregelmatigheid binnen de vennootschap van algemene, operationele of financiële aard, of het vermoeden van een medewerker dat sprake is van een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij, maar niet uitsluitend:

a) een (dreigend) strafbaar feit;
b) een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
c) een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van onder meer publieke organen;
d) een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
e) een (dreigend) gevaar voor de veiligheid;
f) een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid of het milieu;
g) een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die de vennootschap schade kunnen toebrengen.

Artikel 2

Procedure

De medewerker meldt een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij de melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, bij het Meldpunt Integriteit. Melding aan het Meldpunt Integriteit kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende. In afwijking van het voorgaande, vindt melding aan de Voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz plaats in de gevallen genoemd in artikel 3 lid 1.
De leidinggevende of het Meldpunt Integriteit legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende of het Meldpunt Integriteit draagt er zorg voor dat de voorzitter van de Commissie Klokkenluider onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de voorzitter van de Commissie Klokkenluider een afschrift van de vastlegging ontvangt.
De voorzitter van de Commissie Klokkenluider stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld en geeft daarbij de termijn aan waarin het onderzoek naar de melding naar verwachting zal zijn afgerond.
Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand door de Commissie Klokkenluider gestart.
De Commissie Klokkenluider behandelt de melding vertrouwelijk voor zover dat praktisch (in verband met het uit te voeren onderzoek) en juridisch mogelijk is. Zonder toestemming van de voorzitter van de Commissie Klokkenluider wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap.
De Commissie Klokkenluider houdt de medewerker die de melding heeft gedaan op de hoogte van het verloop van de onderzoeksprocedure naar aanleiding van de melding. Bij het in behandeling nemen van de melding bespreekt de Commissie Klokkenluider met de medewerker hoe hij/zij op de hoogte wordt gehouden.
Indien het onderzoek naar de melding niet binnen de aangegeven termijn kan worden afgerond, wordt de medewerker hiervan door of namens de voorzitter van de Commissie Klokkenluider geïnformeerd en wordt aangegeven binnen welke termijn afronding van het onderzoek wordt verwacht.
De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld behandelen de melding en de onderzoeksprocedure vertrouwelijk.

Artikel 3

Melding aan de voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz

De medewerker kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz indien:

hij/zij het niet eens is met de verlengingstermijn voor behandeling als bedoeld in artikel 2 lid 7;
het vermoeden van een misstand (mede) een van de statutair bestuurders van de vennootschap betreft;
het vermoeden van een misstand (mede) een lid van de Commissie Klokkenluider betreft;
sprake is van een situatie waarin de medewerker, ondanks de onder deze regeling geboden rechtsbescherming (zie artikel 5) in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een melding onder artikel 2;
een eerdere melding conform de procedure van artikel 2 heeft plaatsgevonden van in wezen dezelfde misstand, en die de misstand niet heeft weggenomen;
er acuut gevaar dreigt, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijk externe melding noodzakelijk maakt;
er een wettelijke plicht is tot direct extern melden.

De voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz legt de melding, met de datum waarop deze is ontvangen, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker die daarvan een afschrift ontvangt.
De voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker en geeft daarbij de termijn aan waarin het onderzoek naar de melding naar verwachting zal zijn afgerond.
Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart.
Zonder toestemming van de voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap.
De voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz houdt de medewerker die de melding heeft gedaan op de hoogte van het verloop van de onderzoeksprocedure naar aanleiding van de melding. Bij het in behandeling nemen van de melding bespreekt de voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz met de medewerker hoe hij/zij op de hoogte wordt gehouden.
Indien het onderzoek naar de melding niet binnen de aangegeven termijn kan worden afgerond, wordt de medewerker hiervan door of namens de voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz geïnformeerd en wordt aangegeven binnen welke termijn afronding van het onderzoek wordt verwacht.
De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld behandelen de melding en de onderzoeksprocedure vertrouwelijk.

Artikel 4

Adviseur

De medewerker kan een adviseur in vertrouwen om raad vragen in verband met een melding of een mogelijke melding onder deze regeling.

Als adviseur kan fungeren iedere persoon die het vertrouwen van de medewerker geniet en die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft.

Artikel 5

Rechtsbescherming

De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals het treffen van een disciplinaire maatregel, een opgelegde benoeming in een andere functie en het onthouden van promotiekansen.
De werkgever draagt er zorg voor dat de leidinggevenden en collega’s van de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met de melding, die het professioneel en persoonlijk functioneren van de melder belemmert.
De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de medewerker die het vermoeden van een misstand heeft gemeld, daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.
De werknemer van de vennootschap die als adviseur als bedoeld in artikel 4 van deze regeling optreedt wordt op geen enkele wijze benadeeld in verband met het hebben van die positie. Inwerkingtreding Artikel 6 Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2018.