Klokkenluiders- regeling

Qbuzz hecht grote waarde aan integriteit. Wij willen op een open en eerlijke manier zaken doen in overeenstemming met wet- en regelgeving en intern Qbuzz beleid. Toch kan er binnen een onderneming als die van Qbuzz iets misgaan. De medewerkers van Qbuzz zijn de ogen en oren van onze organisatie en zullen dit vaak als eerste signaleren. Het is voor Qbuzz van groot belang dat deze signalen terecht komen bij diegenen binnen Qbuzz die daaraan iets kunnen doen.

Het is van groot belang dat de medewerkers van Qbuzz die te goeder trouw een mogelijke misstand of vermoeden van een misstand van algemene, operationele of financiële aard aan de orde willen stellen, zich vrij voelen dat te doen. Deze klokkenluidersregeling is met dat doel opgesteld. Door het te goeder trouw melden van een mogelijke onregelmatigheid of misstand, stel je Qbuzz in staat om eventuele onregelmatigheden te verhelpen en daarvan voor de toekomst te leren. Zo draag je positief bij aan het imago en het behalen van de doelstellingen van Qbuzz. Een melding zal dan ook serieus worden ontvangen en heeft geen gevolgen voor jouw (rechts)positie. Qbuzz staat ervoor in dat je in je werk en functioneren geen nadelige gevolgen ondervindt van je melding.

Om goed onderzoek te kunnen doen naar een melding, is het zeer wenselijk dat een melding niet anoniem wordt gedaan. Anonimiteit kan de informatie-uitwisseling in het kader van het onderzoek moelijker maken en is ook niet nodig vanwege de bescherming die Qbuzz een melder biedt. Dit laat onverlet dat een anonieme melding op basis van deze regeling mogelijk is. Qbuzz heeft liever dat een melding anoniem wordt gedaan dan dat de melding niet wordt gedaan.

De klokkenluidersregeling is niet bedoeld voor individuele klachten over ongewenste omgangsvormen of over de persoonlijke arbeidssituatie. Voor dergelijke klachten kun je terecht bij een vertrouwenspersoon. Deze klokkenluidersregeling is gebaseerd op de standaardregeling, zoals gepubliceerd door de Stichting van de Arbeid.

1. De medewerker meldt een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij de melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, bij het Meldpunt Integriteit. Melding aan het Meldpunt Integriteit kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende. In afwijking van het voorgaande, vindt melding aan de Voorzitter van de Board of Directors van Qbuzz plaats in de gevallen genoemd in artikel 3 lid 1.
2. De leidinggevende of het Meldpunt Integriteit legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende of het Meldpunt Integriteit draagt er zorg voor dat de voorzitter van de Commissie Klokkenluider onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de voorzitter van de Commissie Klokkenluider een afschrift van de vastlegging ontvangt.
3. De voorzitter van de Commissie Klokkenluider stuurt een ontvangstbevestiging aan de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld en geeft daarbij de termijn aan waarin het onderzoek naar de melding naar verwachting zal zijn afgerond.
4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand door de Commissie Klokkenluider gestart.
5. De Commissie Klokkenluider behandelt de melding vertrouwelijk voor zover dat praktisch (in verband met het uit te voeren onderzoek) en juridisch mogelijk is. Zonder toestemming van de voorzitter van de Commissie Klokkenluider wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap.
6. De Commissie Klokkenluider houdt de medewerker die de melding heeft gedaan op de hoogte van het verloop van de onderzoeksprocedure naar aanleiding van de melding. Bij het in behandeling nemen van de melding bespreekt de Commissie Klokkenluider met de medewerker hoe hij/zij op de hoogte wordt gehouden.
7. Indien het onderzoek naar de melding niet binnen de aangegeven termijn kan worden afgerond, wordt de medewerker hiervan door of namens de voorzitter van de Commissie Klokkenluider geïnformeerd en wordt aangegeven binnen welke termijn afronding van het onderzoek wordt verwacht.
8. De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld behandelen de melding en de onderzoeksprocedure vertrouwelijk.