Anti-Corruptiebeleid

Qbuzz heeft als beleid dat op een eerlijke manier zaken wordt gedaan zonder corruptiepraktijken of pogingen tot omkoping om een oneerlijk voordeel te behalen.

Download als PDF

1. Inleiding

Qbuzz heeft als beleid dat op een eerlijke manier zaken wordt gedaan zonder corruptiepraktijken of pogingen tot omkoping om een oneerlijk voordeel te behalen. Qbuzz stelt alles in het werk om zich aan de geldende juridische en ethische normen in verband met alle bedrijfsactiviteiten te houden. Dit beleid tegen omkoping en corruptie (hierna te noemen "Beleid") is opgesteld om deze normen en waarden te helpen behouden. Het voorkomen van omkoping of corruptie is niet zomaar een statement; het is een morele kwestie en een wettelijk vereiste. Qbuzz duldt geen enkele vorm van omkoping en corruptie.

2. Doel

Dit beleid bevat algemene regels en principes om elke vorm van omkoping en corruptie te voorkomen. De richtlijnen in dit Beleid zijn erop gericht om:

naleving van wetten, regels en voorschriften tegen corruptie te garanderen;
medewerkers (inclusief tijdelijke krachten) en zakenpartners inzicht te bieden in de risico's rond omkoping en hen te stimuleren alert te zijn en op een effectieve manier overtredingen van henzelf of anderen te herkennen, voorkomen en melden;
geschikte en veilige meldings- en communicatiekanalen te bieden en ervoor te zorgen dat gemelde informatie op een juiste en effectieve manier wordt verwerkt;
een kader voor het afhandelen van vermoedelijke gevallen van omkoping of corruptie op te stellen en te onderhouden.

3. Reikwijdte

Dit beleid is van toepassing op iedereen die bij en/of in opdracht van Qbuzz werkt. Qbuzz beoogt samen te werken met zakenpartners die zich aan gelijkwaardige principes houden als de normen in dit Beleid. Dit uitgangspunt wordt waar mogelijk contractueel vastgelegd.

4. Definitie van omkoping en corruptie

De omgekochte persoon is meestal iemand die in staat is om opdrachten te verkrijgen, behouden of toe te wijzen. Hierbij kan sprake zijn van diverse activiteiten, zoals het inschrijven op en toewijzen van aanbestedingen, het sluiten van overeenkomsten of het uitvoeren van administratieve taken op het gebied van bijvoorbeeld vergunningen, douanezaken, belastingen of import/export. Meestal zijn beide partijen die betrokken zijn bij omkoping, op zoek naar persoonlijk gewin. Omkoping kan zich in de volgende hoedanigheden voordoen:

het direct of indirect toezeggen, aanbieden of autoriseren van iets waardevols, wat niet ten goede komt aan Qbuzz ;
het aanbieden of ontvangen van een vergoeding, lening, commissie, beloning of ander voordeel;
een donatie, hulp of stem teneinde ongepaste invloed uit te oefenen.

Het is dus niet alleen verboden om een persoon om te kopen (actieve omkoping), maar ook om smeergeld of vergelijkbaar ongepast voordeel te ontvangen (passieve omkoping).


Definitie van corruptie	Corruptie is het misbruiken van toevertrouwde macht voor persoonlijk gewin
Definitie van omkoping	Omkoping is het aanbieden, toezeggen, geven, vragen of accepteren van een voordeel als prikkel voor een actie die illegaal of onethisch is of waarmee vertrouwen wordt geschonden.
In het kort	Het is verboden om een betaling, een geschenk of gastvrijheid te geven, toe te zeggen of aan te bieden in de verwachting of hoop dat er een ongepast voordeel wordt ontvangen; om een reeds verleend zakelijk voordeel te belonen; of om een betaling, een geschenk of gastvrijheid van derden te ontvangen, wetende of in het vermoeden dat deze betaling, dit geschenk of deze gastvrijheid wordt aangeboden of verstrekt in de verwachting dat er hiervoor een zakelijk voordeel wordt verkregen.

Omkoping is een misdrijf en de straffen kunnen hoog zijn. Naast boetes kan de reputatie van Qbuzz aanzienlijk worden beschadigd. Alle medewerkers van Qbuzz, inclusief directeuren, leidinggevenden en directieleden, kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor omkoping, waarbij individuen ook kunnen worden veroordeeld tot boetes en zelfs gevangenisstraffen. Het is ook een misdrijf om iemand anders te helpen met of anderszins te worden betrokken bij omkoping, bijvoorbeeld met de bedoeling om opdrachten voor Qbuzz te verkrijgen of te behouden of om een voordeel bij het zakendoen voor Qbuzz te verkrijgen of behouden zonder dat daarbij sprake van (het oogmerk van) persoonlijk gewin hoeft te zijn.

5. Het beleid in de praktijk

Alle medewerkers zijn verplicht om:

zich te houden aan wetgeving tegen omkoping en corruptie die van toepassing is in elk rechtsgebied overal ter wereld waarin Qbuzz actief is;
de kernwaarden van Qbuzz te beschermen en hoog te houden door zich altijd op een ethische, wettige en professionele manier te gedragen.

Omkoping van welke aard ook (actief of passief) is verboden. In geen geval mag een voorziening worden getroffen, geld opzij worden gezet of een rekening worden geopend teneinde de betaling of ontvangst van smeergeld mogelijk te maken. Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze zich altijd aan de richtlijnen in dit Beleid houden. In geval van twijfel of iets als smeergeld of andere vorm van overtreding van dit Beleid kan worden beschouwd dient de medewerker contact op te nemen met de leidinggevende en/of de Compliance Officer.

5.1 Geschenken, gastvrijheid en andere uitgaven

Geschenken en gastvrijheid omvatten het ontvangen of aanbieden van geschenken, maaltijden en blijken van waardering en dank, amusement of uitnodigingen voor evenementen of andere sociale bijeenkomsten in verband met ons bedrijf. Deze activiteiten zijn acceptabel als ze een redelijke waarde hebben en slechts incidenteel voorkomen. Er is meestal sprake van misbruik wanneer dergelijke giften en gastvrijheid worden aangeboden of ontvangen om een zakelijk of persoonlijk voordeel te verkrijgen of ontvangen.

Uitgaven omvatten de betaling of vergoeding door Qbuzz van reis-, verblijfs- en andere gerelateerde kosten die een potentiële klant of zakenpartner heeft gemaakt, met uitzondering van vergoedingen die zijn vastgelegd in een contractuele overeenkomst. Meestal bestaan dergelijke uitgaven uit kosten voor activiteiten, zoals een reis om een bedrijfslocatie te bezoeken of deel te nemen aan een conferentie of training/cursus. Er is meestal sprake van misbruik wanneer de reis of het evenement wordt gekenmerkt door overdreven gastvrijheid, luxueuze accommodatie of weinig zakelijke relevantie of wanneer de reis of het evenement is bedoeld voor familie of vrienden van de zakenrelatie.

In het algemeen is het niet verboden om zakelijke geschenken en gastvrijheid aan te bieden aan en te ontvangen van klanten en zakenpartners, op voorwaarde dat er aan de volgende voorwaarden is voldaan:

het geschenk wordt niet gegeven om een derde te beïnvloeden teneinde een opdracht of zakelijk voordeel te verkrijgen en te behouden of om het gunnen of behouden van een opdracht of zakelijk voordeel te belonen;
het wordt gegeven in naam van Qbuzz, niet op persoonlijke titel van de gever;• het bestaat niet uit cash of een cash-equivalent (zoals cadeaubonnen);
het is een toepasselijk en redelijk soort geschenk met een passende waarde dat op een geschikt tijdstip wordt gegeven;
het wordt in alle openheid en niet heimelijk gegeven en dus niet naar het privéadres van iemand gestuurd.

Het is verboden om geschenken of gastvrijheid aan te bieden of te accepteren tijdens aanbestedingsperioden en contractbesprekingen, tenzij schriftelijke goedkeuring wordt verleend door de directie. Elk soort geschenk, gastvrijheid of onkostenvergoeding dat wordt aangeboden, gegeven of ontvangen en de onderstaande limieten overschrijdt, moet vooraf worden goedgekeurd door de leidinggevende of de project leider en vervolgens worden gemeld aan de Compliance Officer die hiervan een register zal bijhouden. In geval van twijfel zal de leidinggevende advies inwinnen bij de Compliance Officer.


Maaltijden/dranken(aanbieden)	Overeenkomstig de bovenstaande principes moeten deze een zakelijk karakter hebben en de waarde van een normale werkmaaltijd vertegenwoordigen. Alle maaltijden/dranken moeten als declaratie worden ingevoerd. Creditcardbetalingen moeten schriftelijk worden verantwoord.
Geschenken (aanbieden)	Maximaal € 50. Als de waarde van een geschenk deze limiet overschrijdt, moet de leidinggevende goedkeuring verlenen.
Geschenken (ontvangen)	Geschenken tot € 50 zijn acceptabel. Als de waarde van een geschenk deze limiet overschrijdt, moet de leidinggevende goedkeuring verlenen.
Gastvrijheid aanbieden of genieten	Dergelijke evenementen mogen worden aangeboden of bijgewoond voor zover ze als normaal en proportioneel worden beschouwd. Als dit niet het geval is, moet de leidinggevende goedkeuring verlenen.
Andere uitgaven voor derden	Alle overige uitgaven moeten door de leidinggevende worden goedgekeurd en moeten als declaratie worden ingevoerd. Creditcardbetalingen moeten schriftelijk worden verantwoord.

5.2 Politieke bijdragen

Qbuzz doet geen politieke bijdragen (donaties aan politici, politieke partijen of politieke organisaties).

5.3 Donaties aan goede doelen

Als verantwoordelijk lid van de samenleving komt het voor dat Qbuzz geld of goederen doneert. Dit is een uiting van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Qbuzz.

Sommige donaties zijn altijd verboden, waaronder donaties:

aan personen en organisaties met een winstoogmerk;
die worden betaald op privérekeningen of in cash;
aan organisaties met doelen die niet verenigbaar zijn met de bedrijfsprincipes van Qbuzz; of
die schadelijk kunnen zijn voor de reputatie van Qbuzz.

Alle donaties moeten transparant zijn. Dit betekent dat in ieder geval de identiteit van de ontvanger en het beoogde gebruik van de donatie duidelijk moeten zijn en dat de reden en het doel van de donatie moeten kunnen worden gerechtvaardigd en moeten worden gedocumenteerd en goedgekeurd door de directie van het desbetreffende bedrijfsonderdeel. Donaties aan goede doelen worden jaarlijks gemeld bij en geregistreerd door de Compliance Officer.

5.4 Sponsoring

Sponsoractiviteiten kunnen plaatsvinden op het gebied van sport, kunst en cultuur, onderwijs en wetenschap. Alle sponsorbijdragen moeten transparant, conform een schriftelijke overeenkomst, voor legitieme zakelijke doeleinden en proportioneel zijn. Beslissingen over sponsorbijdragen moeten worden genomen door de directie en moeten naar behoren worden geregistreerd door de Compliance Officer.

5.5 Faciliterende betalingen

Faciliterende betalingen (‘smeergeld’) aan overheidsfunctionarissen komen nauwelijks voor in Nederland en zijn verboden.

5.6 Belangenverstrengeling

Bij omkoping gaat het niet altijd om een betaling. Belangenverstrengeling kan ook als omkoping worden beschouwd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de situatie waarin een potentiële zakenpartner tijdens contractbesprekingen aan een medewerker van Qbuzz belooft om de partner van deze medewerker in dienst te nemen. De medewerker dient zich altijd af te vragen of de actie transparant, proportioneel en redelijk is en of deze op goed vertrouwen is gebaseerd. De medewerker dient contact op te nemen met diens leidinggevende en/of de Compliance Officer als hij/zij niet zeker weet of een actie of situatie als belangenverstrengeling kan worden beschouwd.

5.7 Zakenpartners

Als een zakenpartner van Qbuzz betrokken raakt bij omkoping, kan de reputatie van Qbuzz hierdoor ernstig beschadigd worden. Qbuzz neemt afdoende maatregelen om omkoping via een van de zakenpartners te voorkomen. De definitie van zakenpartner is breed: ze kunnen bestaan uit tussenpersonen, consultants, partners in joint ventures, contractanten en leveranciers.Zodra een potentieel risico van omkoping wordt vastgesteld, moeten de gevolgen worden beoordeeld door het management voordat een dergelijke zakenrelatie wordt aangegaan.Overeenkomsten met zakenpartners moeten waar mogelijk een bepaling bevatten waarmee Qbuzz het recht krijgt om sancties te treffen, waaronder beëindiging van de overeenkomst, als de principes van dit Beleid niet worden nageleefd. Bij twijfel of het vermoeden van omkoping raadpleegt de medewerker diens leidinggevende en/of de Compliance Officer.

6. Rollen en verantwoordelijkheden

6.1 Management

Het management heeft de verantwoordelijkheid om de effectiviteit van dit Beleid te bewaken en ervoor te zorgen dat dit Beleid voldoet aan de wettelijke en ethische verplichtingen van Qbuzz. Een boekhouding en administratie zijn belangrijk omdat op basis hiervan kan worden gecontroleerd of de juiste procedures worden gevolgd. Daarnaast kan worden vastgesteld hoe processen kunnen worden verbeterd om omkoping en corruptie effectief te bestrijden.

6.2 Concessiecontrollers

Eens per kwartaal vragen de concessiecontrollers van de directieleden, het management en aan andere personen die sleutelposities in de Qbuzz organisatie vervullen een schriftelijke verklaring of zij giften hebben ontvangen, geweigerd en of aangeboden. De concessiecontrollers of tendercontroller rapporteren deze informatie aan de Compliance Officer. De Compliance Officer rapporteert deze informatie van de gehele Qbuzz organisatie ieder kwartaal aan de Qbuzz directie.

6.3 Medewerkers

Alle medewerkers dienen te helpen bij het detecteren, voorkomen en melden van situaties die kunnen leiden tot overtreding van dit Beleid alsmede vermoedens van omkoping of corruptie in verband met Qbuzz en/of zakenpartners. Wanneer medewerkers van Qbuzz zich zorgen maken dat enigerlei corruptieactiviteit wordt overwogen of uitgevoerd binnen Qbuzz, door een van onze zakenpartners of door een van onze concurrenten, moet de kwestie/zorg door hen worden gemeld aan de leidinggevende. Wanneer Qbuzz medewerkers zich niet vrij voelen om hierover te spreken met hun leidinggevende, moet de kwestie door hen worden gemeld aan de Compliance Officer.Wanneer een geval van omkoping of corruptie wordt gemeld, treedt de Compliance Officer zo snel mogelijk op om de situatie te beoordelen. Anonieme meldingen worden door de Compliance Officer niet in behandeling genomen. Wel wordt de anonimiteit van de melder tijdens een onderzoek van de Compliance Officer gegarandeerd.

Qbuzz ondersteunt iedereen die oprechte zorgen in goed vertrouwen kenbaar maakt, zelfs als deze zorgen onterecht blijken. Qbuzz stelt daarom ook alles in het werk om ervoor te zorgen dat niemand een slechte behandeling krijgt omdat hij of zij weigert deel te nemen aan omkoping of corruptie of omdat hij of zij in goed vertrouwen het vermoeden meldt dat een omkoping heeft plaatsgevonden of mogelijk plaatsvindt in de toekomst. Alle informatie wordt tijdens het onderzoek vertrouwelijk behandeld voor zover dit haalbaar en gepast is gezien de omstandigheden. Qbuzz stelt alles in het werk om passende maatregelen tegen omkoping en corruptie te treffen. Als onderdeel hiervan kan de kwestie worden gemeld bij relevante externe autoriteiten, kunnen interne disciplinaire maatregelen worden getroffen tegen betrokken medewerkers en/of kunnen contracten met zakenpartners worden beëindigd.

Inzake het melden van misstanden door medewerkers is de Interne regeling omtrent melding van misstanden binnen Qbuzz, de zogenaamde klokkenluidersregeling, van toepassing.Qbuzz Beleid tegen omkoping en corruptie v0.2 dd 7-6-20166

6.4 Compliance Officer

a. De Compliance Officer wordt benoemd en ontslagen door de Qbuzz directie met instemming van de Board of Directors van Qbuzz.
b. De Compliance Officer ziet erop toe dat er een passend kader voor interne controles en bewaking wordt geïmplementeerd en dat er een passende administratie wordt bijgehouden. Bovendien verstrekt de Compliance Officer adviezen en richtlijnen voor de algehele naleving van dit Beleid.
c. De Compliance Officer doet onderzoek naar meldingen en incidenten. Medewerkers zijn verplicht volledig en naar waarheid inlichtingen te verstrekken en inzage te geven in de stukken die nodig zijn voor het doen van het onderzoek. Naar aanleiding van een onderzoek rapporteert de Compliance Officer aan de directie en adviseert zo nodig over te nemen maatregelen. Indien een of meerdere leden van de directie zelf onderwerp van onderzoek zijn geweest rapporteert de Compliance Officer ook aan de Board of Directors van Qbuzz.
d. De Compliance Officer geniet bescherming in zijn/haar rechtspositie naar analogie van de wettelijke regeling voor ondernemingsraadsleden.

7. Sancties voor overtredingen

Elke overtreding van dit Beleid wordt serieus opgevat door Qbuzz en kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen medewerkers, waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort, als na afdoende onderzoek is gebleken dat een medewerker dit Beleid niet heeft nageleefd.